PARAGRAFO III. En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda, cuando se grabe en archivo plano. Cuando se grabe en archivo EXCEL, no justificar con ceros a la izquierda ni incluir fórmulas. Tampoco se acepta que la información contenga líneas o registros de títulos.
PARAGRAFO IV. Los valores se deben informar en pesos, aproximándolos por exceso o por defecto al múltiplo de mil más cercano o tomar el valor en pesos como se obtuvo sin aproximación.
ARTICULO 4°: TIPOS DE REGISTROS Y ORGANIZACIÓN: La información debe ser relacionada mediante dos ( 2 ) tipos de registros, los cuales se distinguen por los códigos, que se incluye en las primeras posiciones del registro. El registro TIPO 1 contiene los datos del informante, el registro TIPO 2 contiene los datos de los informados. La relación total de registros deberá estar organizada de la siguiente forma: Para archivo plano, como primer registro, el de identificación (tipo 1); seguido de los registros de movimiento (tipo 2). Para EXCEL: hoja1, hoja 2. Los diseños de los registros (anexo 1) son los siguientes: a. REGISTRO DE IDENTIFICACION (TIPO 1) POSICIONES CONTENIDO 1-1 Tipo de registro. Llevará el carácter numérico "1". 2-5 Año gravable a que se refiere la información. (Cuatro caracteres numéricos). 6-7 Tipo de entidad informante. Para efectos de la presente Resolución, el tipo es "15". (Dos caracteres numéricos) 8-21 NIT de la entidad informante. (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano). 22-22 Dígito de verificación. (Un carácter numérico). 23-82 Razón social de la entidad informante. (Sesenta caracteres). 83-86 Código de la actividad económica de la entidad informante. (Según Resolución 8587/98) (Cuatro caracteres numéricos). 87-126 Dirección de la entidad informante. (Cuarenta caracteres alfanuméricos). 127-131 Código del Departamento y Municipio. Para efectos de la presente Resolución, se utilizarán los generados por el DANE. (Cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano). 132-141 Número total de registros tipo 2 informados. (Diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
ARTICULO 7°: SANCIONES
Cuando no se suministre la información en los lugares y dentro de los plazos establecidos, o cuando el contenido presenta errores, o no corresponda a lo solicitado, o cuando el medio magnético no se ajuste a las especificaciones y características indicadas en la presente Resolución, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contemplada en el artículo 651 del Estatuto Tributario.
ARTICULO 8°: CORRECCION DE LA INFORMACION
Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente Resolución, presentándolo acompañado con un nuevo formato de entrega DIAN 58.032.2000 (Anexo 2), en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el Representante Legal de la Entidad y el Contador Público o Revisor Fiscal, cuando esté obligado.
ARTICULO 9º : VIGENCIA: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CUMPLASE. Dada en Bogotá D.C., a los 23 de octubre de 2001