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Documento Jurídico de Legislación
Area del Derecho
ORDEN ADMINISTRATIVA 00004 DE 2000
Aduanero
Banco de Datos
Aduanas
Mención ResponsabilidadCOLOMBIA.DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES.OFICINA JURIDICA
Título Uniforme
AutorCOLOMBIA - COLOMBIA.DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES.OFICINA JURIDICA
Datos BibliográficosAZ ORDENES ADMINISTRATIVAS 2000 ARCHIVO DIVISION DE RELATORIA.OFICINA JURIDICA DIAN
Notas
ORDEN ADMINISTRATIVA No. 0004
(05 de Mayo de 2000)


Por la cual se fija el procedimiento para el trámite de las notificaciones de los actos
administrativos proferidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales


1. OBJETIVO

1.1. OBJETIVO GENERAL

Fijar el procedimiento y trámites internos para surtir el proceso de Notificaciones en la DIAN, garantizando el cumplimiento de las formalidades de ley.

1.2. OBJETIVO ESPECIFICOS

Garantizar el cumplimiento de los términos legales de notificación en materia tributaria, aduanera, cambiaria y administrativa.

Minimizar los riesgos de indebida notificación al fijar criterios concretos en materia de notificaciones y

Unificar el procedimiento a seguir en materia de notificaciones en la DIAN

2. DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS

Dirección General, Dirección de Impuestos, Dirección de Aduanas, Secretaria General, Secretaria de Desarrollo Institucional, Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas que expidan actos administrativos objeto de notificación y en particular las Divisiones de Documentación y los Grupos Internos de Trabajo de Notificaciones del Nivel Central y de las Administraciones, o en su defecto las Divisiones Financiera y Administrativa o de RecursosFísicos y Financieros en aquellas administraciones donde no exista la División de Documentación.

3. MARCO NORMATIVO

Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, artículos 43 a 51 y 62.

Código de Procedimiento Civil. Artículos 31 al 36, 121, 315. 316, 318 a 324, 329, 330 y 696

Código Civil Artículo 1434

Ley 200 de 1995.

Ley 489 del 29 de diciembre de 1999, artículo 119. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1071 del 26 de junio de 1999, por el cual se organiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como una entidad con personería jurídica autonomía administrativa y presupuestal y se dictan otras disposiciones. Artículo 21 numeral x)
facultad de la Secretaría General para expedir la presente orden administrativa.

Decreto1073 del 26 de junio de 1999, por el cual se expide el Régimen Disciplinario Especial para los servidores públicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, artículos 63 a 69.

Decreto 1265 del 13 de julio de 1999, por el cual se organiza internamente y se distribuyen las funciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, artículo 14 numerales 4 y 11.

Decreto 624 del 30 de marzo de 1989, artículos 563 a 570, 678, 720, 722, 726 No 3º del 730, 734, 735, 779-1, 823, 826, 828-1 inciso final 838.

Resolución No. 5632 del 19 de julio de 1999, por la cual se distribuyen funciones en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, artículo 29 literal d).

Resolución 0079 del 5 de enero del 2000, por la cual se modifica parcialmente la resolución 5632 del 19 de julio de 1999, modificada por la resolución 0156 de 1999.

Resolución 0156 del 9 de agosto de 1999, por la cual se modifica parcialmente la resolución 5632 del 19 de julio de 1999 y se distribuyen unas funciones en las Administraciones Locales de Impuestos y Aduanas Nacionales, artículo 76 numeral c) y artículo 77 numeral d) y parágrafo.

Resolución 0157 del 9 de agosto de 1999, por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, artículos 16, 56, 128 y 129.

Resolución 0079 del 5 de enero del 2000, por la cual se modifica parcialmente la resolución 5632 del 19 de julio de 1999, modificada por la resolución 0156 del 9 de agosto de 1999.

Resolución 0080 del 5 de enero del 2000, por la cual se unifican los criterios para la expedición, publicación y archivo de los actos administrativos de carácter general de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Circular 0062 del 9 de marzo del 2000. Asunto: Publicación de actos administrativos.

Circular 0017 del 20 de agosto de 1999. Asunto: Estandarización de funciones para los Grupos Internos de Trabajo creados mediante resolución 0157 del 9 de agosto, numerales 17 y 61.

Circular 0095 del 11 de junio de 1998. Publicación de actos administrativos y avisos en general en el Nivel Central.

Memorando 0712 del 28 de julio de 1999. Numeración y archivo de los actos administrativos expedidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el Nivel Nacional.

4. CONSIDERACIONES GENERALES

La notificación consiste en la comunicación de un acto o actuación administrativa, con el fin de establecer un vínculo con el administrado para que se surtan los efectos previstos en la Ley, no solamente para ejercer su defensa, sino para darle validez al acto por haberse proferido en el
término, previo cumplimiento de los requisitos establecidos.

La notificación se fundamenta en los principios de publicidad y contradicción. Publicidad, porque se da a conocer la decisión de la administración respecto de sus administrados. Contradicción, porque se pueden objetar las decisiones que le sean contrarias.

La notificación solo es eficaz cuando está conforme a la Ley. El desconocimiento de esas formalidades conduce a la invalidez o nulidad de lo actuado como consecuencia del acto procesal. Ninguna providencia producirá efectos antes de haberse notificado en debida forma

5. CARÁCTER DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS

5.1. ACTOS ADMINISTRATIVOS DE CARÁCTER GENERAL

Los actos administrativos de carácter general son aquellos a través de los cuales se reglamenta y desarrolla la aplicación de normas sustantivas y procedimentales relacionadas con aspectos técnicos e interpretación de normas tributarias, aduaneras, de control de cambios y comercio exterior, que regulan aspectos en los cuales se involucra a entes diferentes de la DIAN.

Este tipo de actos administrativos puede darse a conocer a través de la publicación y la comunicación. No son obligatorios para los particulares mientras no hayan sido publicados en el diario oficial, o en un periódico de amplia circulación en el territorio donde sea competente quien expide el acto, a fin de garantizar los efectos de su vigencia y oponibilidad.

De acuerdo con lo establecido en el literal c) del artículo 119 de la Ley 489 de 1998, se deben publicar los decretos con fuerza de ley, los decretos y resoluciones ejecutivas expedidas por el gobierno nacional y los demás actos administrativos de carácter general expedidos por todos los órganos, dependencias, entidades u organismos del orden nacional de las distintas ramas del poder público y de los demás órganos de carácter nacional que integren la estructura del estado.

Según lo establece el numeral 7.2 del artículo 7 de la resolución 0080 del 5 de enero del 2000, se deben comunicar las resoluciones internas, instrucciones, órdenes administrativas, circulares y memorandos a las dependencias y funcionarios de la Entidad de acuerdo con el asunto que se trate, y ésta se surtirá sin perjuicio de la publicación a que haya lugar por disposición de normas en concreto, por parte del Grupo de Notificaciones de la División de Documentación de la Subsecretaría de Recursos Físicos, dejando la respectiva constancia.

5.2. ACTOS ADMINISTRATIVOS DE CARÁCTER PARTICULAR

Los actos administrativos de carácter particular son aquellos mediante los cuales la Administración ejerce su potestad administrativa, distinta de la reglamentaria y se pueden dictar para crear, modificar o extinguir situaciones jurídicas de interés particular.

6. FORMAS DE NOTIFICACIÓN

6.1. NOTIFICACIÓN PERSONAL

Las normas sobre notificación de actos administrativos en materia tributaria, aduanera, cambiaria, administrativa y de régimen disciplinario, por ser especiales, se encuentran plasmadas en las diferentes disposiciones que rigen cada tema. Cuando no haya disposición que regule el asunto se acude al Código Contencioso Administrativo o al Código de Procedimiento Civil. Así, en materia de notificación personal, se tiene:

· En materia tributaria: Estatuto Tributario, artículo 569.

· En materia aduanera: decreto 1909 de 1992 artículo 100, a partir del 1º de julio del 2000, artículos 83 y 564 del decreto 2685 del 28 de diciembre de 1999.

· En materia cambiaria: decreto 1092 de 1996, artículo 18.

· En el proceso disciplinario: Ley 200 de 1995 artículo 85 y decreto 1073 de 1999, artículo 65. · En materia administrativa: Código Contencioso Administrativo, artículo 44 y Código de Procedimiento Civil, artículo 314.

La notificación personal se deberá practicar por el funcionario competente en el domicilio del interesado, o en la División de Documentación, Grupo de Notificaciones en el Nivel Central, División Financiera y Administrativa, de Recursos Físicos y Financieros y/o por quien haga sus veces en el nivel nacional.

Se realiza cuando el interesado se presenta voluntariamente a recibirla, o por haber mediado citación para tal efecto y, cumplido lo anterior se entregará al notificado copia del respectivo acto, diligencia en la cual se le informa sobre los recursos que proceden contra el mismo, en qué términos debe presentarlos y ante qué dependencia.

En la diligencia de notificación personal del acto administrativo, tratándose de personas naturales, bastará con solicitar la cédula de ciudadanía del notificado. Si se trata de una persona jurídica, se deberá solicitar la cédula de quien acredite la representación legal, de conformidad con lo señalado en el certificado de existencia y representación legal expedido por la respectiva Cámara de Comercio.

Cuando la notificación deba realizarse al apoderado y, éste actúa en representación de una persona jurídica, además del requisito antes señalado se le debe solicitar el poder, el cual debe
estar debidamente otorgado por quien tiene la representación legal y debe tener la nota de presentación personal ante Juez o Notario, o autoridad administrativa competente.

Si el apoderado actúa en nombre y representación de una persona natural, además de la cédula de ciudadanía y tarjeta profesional, debe presentar el poder, el cual debe contener todos los requisitos exigidos por la Ley, con nota de presentación ante Juez o Notario, o autoridad administrativa competente.

PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN PERSONAL

· La División de Documentación, o quien haga sus veces, recibe de la dependencia de origen la planilla múltiple de remisión y/o el oficio, junto con el acto o los actos administrativos objeto de notificación.

· El funcionario de notificaciones revisa el acto administrativo para verificar que contenga los datos básicos, como tipo de notificación, recursos, firma de quien lo profiere, dirección para notificación. Si falta alguno de estos datos devuelve el acto administrativo a la dependencia de origen para que se efectúe la corrección respectiva. · Recibido nuevamente el acto administrativo con las correcciones efectuadas, el funcionario de notificaciones procede a radicar, numerar y fechar los actos administrativos que no son generados por el sistema.

· Si los actos administrativos son generados por el sistema, captura la información agregada al acto administrativo como son el número y la fecha. El funcionario de notificaciones entrega al funcionario notificador el original y la copia de los actos administrativos y los oficios de citación, si los hubiere, para lo de su competencia.

· El funcionario notificador elabora el oficio de citación en original y dos copias, en caso de no venir anexo. Luego remite el oficio de citación al funcionario de correspondencia encargado de elaborar la planilla de remisión al correo.

· Elaborada la planilla de remisión de correo y una vez firmada, el funcionario de correspondencia la entrega al mensajero junto con los sobres a enviar.

· El grupo de correspondencia, o quien haga sus veces, recepciona la planilla porteada e incorpora la copia al consecutivo de planillas que se lleva en correspondencia.

· El funcionario de notificaciones registra en el sistema la información agregada, fecha y número de citación, y procede a controlar el término de presentación del interesado.

· Una vez se presente el interesado a notificarse personalmente, el funcionario notificador le informa al interesado sobre los recursos que proceden contra el acto administrativo, ante qué dependencia y el término para interponerlos. Una vez hayan firmado el notificado y el funcionario notificador, se le hará entrega al notificado de la copia respectiva.

· El funcionario de notificaciones controla los términos para la presentación de los recursos. Sino se presentan dentro del término señalado, coloca la constancia de ejecutoria por cuanto el plazo para los mismos venció. Si se interpone el recurso, deja constancia de la fecha de presentación la cual debe colocarse tanto en el original como en las copias del acto administrativo en cuestión.

· El funcionario de notificaciones elabora planilla múltiple de remisión para la distribución del acto administrativo notificado o recurrido a la dependencia de origen.

6.2. NOTIFICACIÓN POR CORREO

La notificación por correo es una forma de notificación contemplada en las siguientes normas:

· En materia tributaria: Estatuto Tributario, artículo 566.

· En materia aduanera: decreto 1909 de 1992 artículo 99. A partir del 1º de julio del 2000, artículo567 del decreto 2685 del 28 de diciembre de 1999

· En materia cambiaria: decreto 1092 de 1996 artículo 15.

La notificación por correo se deberá practicar mediante el envío por correo certificado de una copia íntegra y legible del acto administrativo correspondiente, a la dirección informada por el contribuyente, la cual figurará en el mismo acto y, se entenderá surtida en materia tributaria y cambiaria en la fecha de introducción al correo, y en materia aduanera, al día siguiente a la fecha de introducción al correo

PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN POR CORREO

· La División de Documentación, o quien haga sus veces, recibe de las dependencias de origen la planilla múltiple de remisión, junto con el acto o los actos administrativos objeto de notificación
.
· El funcionario de notificaciones revisa el acto administrativo para verificar que contenga los datos básicos, como tipo de notificación, recursos, firma de quien lo profiere, dirección para notificación. Si falta alguno de estos datos devuelve el acto administrativo a la dependencia de origen para que se efectúe la corrección respectiva.

· Recibido nuevamente el acto administrativo con las correcciones efectuadas, el funcionario de notificaciones procede a radicar, numerar y fechar los actos administrativos que no son enerados por el sistema.

· Si los actos administrativos son generados por el sistema, el funcionario de notificaciones captura la información agregada al acto administrativo como son el número y la fecha, y procede a separar el original e incorporarlo al consecutivo oficial de actos administrativos que se lleva en notificaciones.

· El jefe de la división, o quien haga sus veces, distribuye los actos administrativos a los funcionarios notificadores.

· El funcionario notificador coloca en el original y las copias del acto administrativo el sello de constancia de notificación por correo, y remite copia del acto administrativo para el interesado y para el funcionario encargado de elaborar la planilla de remisión para entregar al correo.

· Elaborada la planilla de remisión al correo, el funcionario de correspondencia dobla y empaca los actos administrativos y le entrega al mensajero la planilla debidamente firmada, al igual que los sobres a enviar.

· Notificaciones recepciona la planilla de correo debidamente porteada y la incorpora al consecutivo de planillas que se lleva en notificaciones.

· El funcionario notificador consigna en el original y las copias del acto administrativo la información sobre la notificación efectuada. (Sello).

· Si se interpone recurso contra el acto administrativo el funcionario notificador deja constancia tanto en el original como en las copias y lo envía a la dependencia de origen, junto con los documentos que se originaron durante el proceso de notificación.

· Si se trata de actos administrativos definitivos susceptibles de recurso, una vez transcurrido · El funcionario notificador envía a la dependencia de origen y a las demás dependencias señaladas, mediante la planilla múltiple de remisión, la copia del acto administrativo una vez surtido el proceso de notificación.

6.3. NOTIFICACIÓN POR EDICTO

Es una forma de notificación subsidiaria que se realiza una vez vencido el término para que el interesado comparezca a notificarse personalmente previa citación. El término de fijación de los edictos lo establece la norma respectiva.

La notificación por edicto se contempla en las siguientes normas:

· En el proceso disciplinario: Ley 200 de 1995 artículo 87.

· En actuaciones administrativas: Código Contencioso Administrativo, artículo 45.

· En materia aduanera, a partir del 1º de julio del 2000, artículo 565 del decreto 2685 del 28 de diciembre de 1999.

· En materia cambiaraia: Inciso final del artículo 14 del decreto 1092 de 1996.

Para la elaboración de los edictos se deben tener en cuenta los requisitos mínimos que se encuentran señalados en el artículo 323 del Código de Procedimiento Civil, a saber:

· Estar encabezado con la palabra EDICTO en su parte superior.

· La determinación del proceso de que se trata, el nombre de la dependencia que lo profiere y el de la persona natural o jurídica interesada, la fecha del acto administrativo y la firma del funcionario notificador.

El edicto se fijará en un lugar visible de la División de Documentación, o de quien haga sus veces y en él se anotarán las fechas y horas de su fijación y desfijación.

Esta notificación se entenderá surtida al vencimiento del término de fijación del edicto. Los edictos se fijarán a primera hora hábil del respectivo día, es decir la hora en que se inician las labores en cada dependencia notificadora y que está relacionada con el horario de trabajo de cada administración, y se desfijarán al finalizar la última hora de trabajo de aquél en que termina la notificación. El término de fijación de los edictos lo da la norma respectiva.

Un ejemplar del edicto por medio del cual se efectúa la notificación ,junto con sus constancias de fijación y desfijación, se deberá anexar a la actuación administrativa correspondiente, dejando constancia de lo actuado y otra copia se conservará en el archivo en orden riguroso de fechas..

PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN POR EDICTO

· Para la notificación por edicto la División de Documentación o quien haga sus veces, debe haber adelantado previamente el proceso de notificación personal. Si el interesado no compareciere, procederá a realizar la notificación por edicto.

· El funcionario de notificaciones elabora el edicto de acuerdo con los requerimientos mínimos establecidos y lo fija en un lugar visible de la División o de quien haga sus veces por el término establecido en la norma respectiva.

· Vencido el término señalado, el funcionario de notificaciones desfija el edicto, deja constancia en el mismo y registra la notificación efectuada.

· El funcionario notificador ejerce el control de los términos para presentación de los recursos cuando el acto es susceptible de interposición. Si no se presentan dentro del término señalado, coloca la constancia de ejecutoria en el acto administrativo por cuanto el plazo para los mismos venció. Si se interpone el recurso, deja constancia de la fecha de presentación, la cual debe colocarse tanto en el original como en las copias del acto administrativo.

· El funcionario notificador elabora la planilla múltiple de remisión para la distribución del acto administrativo notificado tanto a la dependencia de origen como a las demás dependencias señaladas en el acto.

6.4. NOTIFICACIÓN POR ESTADO

Se utiliza para notificar determinadas actuaciones en algunos procesos como notificación principal y, en otros procesos como subsidiaria.

La notificación por estado se encuentra contemplada en las siguientes normas:

· En el proceso Aduanero: decreto 1909 de 1992, artículo 101. A partir del 1º de julio del 2000, artículo 566 del decreto 2685 del 28 de diciembre de 1999.

· En el proceso disciplinario: decreto 1073 de 1996 artículo 66.

En materia tributaria no se utiliza la notificación por estado.

El artículo 321 del Código de Procedimiento Civil señala que la notificación de los autos que se profieran y no deba hacerse personalmente se cumplirá por medio de anotación en estados, el cual se realizará pasado un día de la fecha del auto y debe contener:

· La determinación de cada proceso por su clase.

· La indicación del nombre de las partes en el proceso administrativo. Si varias personas integran una parte, solamente se expresará el nombre de la primera persona que figure, seguido de la expresión "y otros".

· La fecha del estado y la firma del funcionario notificador, quién hace las veces de secretario.

El estado se fijará por el término de un día en lugar visible de la dependencia. Y permanecerá allí durante las horas de trabajo del respectivo día.

Los actos administrativos proferidos dentro del proceso de importación se notificarán todos por estado, según lo establece el artículo 101 del decreto 1909 de 1992, y a partir del 1° de julio del 2000, artículo 566 del decreto 2685 de 1999.

De igual manera se notificarán en forma subsidiaria por estado las actuaciones administrativas disciplinarias, según lo establece el artículo 66 del decreto 1073 de 1999.

PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN POR ESTADO

· La División de Documentación, o quien haga sus veces, recibe de la dependencia de origen la planilla múltiple de remisión, junto con el acto o los actos administrativos objeto de notificación. · El funcionario de notificaciones revisa el acto administrativo para verificar que contenga los datos básicos, como tipo de notificación, recursos, firma de quien lo profiere, dirección para notificación. Si falta alguno de estos datos devuelve el acto administrativo a la dependencia de origen para que se efectúe la corrección respectiva.

· Recibido nuevamente el acto administrativo con las correcciones efectuadas, el funcionario de notificaciones procede a radicar, numerar y fechar los actos administrativos que no son generados por el sistema.

· Si los actos administrativos son generados por el sistema, captura la información agregada al acto administrativo como son el número y la fecha y procede a separar el original de las copias y guardar el original en el consecutivo oficial de actos administrativos que se lleva en notificaciones.

· El jefe de notificaciones distribuye los actos administrativos a los funcionarios notificadores.

· El funcionario notificador elabora y fija el estado en un lugar visible de la División de Documentación y/o la dependencia que haga sus veces, de acuerdo con el término señalado en la norma respectiva.

· Vencido el término estipulado el funcionario notificador desfija el estado, deja constancia en el mismo, y registra la notificación.

· El funcionario notificador elabora la planilla múltiple de remisión para la distribución del acto administrativo notificado a la oficina de origen.

6.5. NOTIFICACIÓN POR AVISO

La notificación efectuada por correo que por cualquier causa sea devuelta se procederá a notificarla por aviso en un periódico de amplia circulación en el territorio en donde sea competente quien expidió la decisión. Esta situación la contemplan las siguientes normas:

· En materia tributaria: Artículos 563 y 568 del Estatuto Tributario
.
· En materia cambiaria: Artículo 17 del decreto 1092 de 1996.

· En materia aduanera: Inciso final del artículo 99 del decreto 1909 de 1992. A partir del 1º de julio del año 2000, inciso final artículo 567 del decreto 2685 del 28 de diciembre de 1999. La notificación por aviso se entenderá surtida, para efectos de los términos de la entidad, en la primera fecha de introducción al correo tanto en materia de impuestos como de cambios, pero en aduanas, se entiende surtida a partir del día siguiente a la fecha de introducción al correo. Para el interesado en los eventos antes señalados, el término para responder o impugnar se contará desde la publicación del aviso o de la corrección de la notificación.

De igual manera, la notificación por aviso se utiliza como complemento del emplazamiento cuando se desconoce la dirección del interesado, de acuerdo con el artículo 267 del Código Contencioso Administrativo.

PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN POR AVISO EN DIARIO DE AMPLIA CIRCULACIÓN

· El grupo de correspondencia recibe el paquete de correo devuelto que entrega el correo, procede a elaborar la planilla múltiple de remisión de los actos administrativos devueltos.

· El funcionario competente del Grupo de Notificaciones recibe la planilla múltiple de remisión y los actos administrativos devueltos y descarga en el sistema de radicación la fecha de devolución de los acto administrativos.

· El funcionario de notificaciones envía mediante planilla múltiple de remisión los actos administrativos a las dependencias de origen, con nota de solicitud de verificar la causal dedevolución para que informen la nueva dirección o soliciten la publicación por aviso.

· El Grupo de Notificaciones recibe de la dependencia de origen el acto administrativo con la nueva dirección y/o la orden de publicación del aviso, elabora y remite a la dependencia competente la orden de publicación, diligenciando el formato preestablecido para tal fin, con el objeto que se ordene la publicación en un diario de amplia circulación en un término máximo de dos días después de recibida la solicitud.

· De acuerdo con la circular 0062 del 9 de marzo del 2000, suscrita por el Secretario General, los actos administrativos que requieran de publicación en diarios nacionales de amplia circulación, se deben remitir al Jefe del Grupo Ejecutor de Comunicación Externa del Nivel Central para el trámite correspondiente. Las solicitudes de publicación se deben enviar con una anterioridad mínima de tres días a la fecha en que requieran ser divulgadas y sólo se tramitarán con el visto bueno del respectivo Administrador.

· El Grupo de Notificaciones recibe de la dependencia competente el ejemplar del periódico donde consta la publicación solicitada y ordenada, registra en el sistema de radicación y en el original y la copia del acto administrativo la constancia de publicación del aviso en diario de amplia circulación nacional.

· Si la dependencia que profiere el acto administrativo informa una nueva dirección, el Grupo de Notificaciones recibe la comunicación y realiza nuevamente el procedimiento determinado para la notificación por correo.

· La División de Documentación o quien haga sus veces controla los términos para la presentación de los recursos, los cuales empiezan a correr desde la publicación del aviso. Si no se presentan dentro del término señalado, coloca la constancia de ejecutoria por cuanto el plazo venció. Si se interpone el recurso, deja constancia de la fecha de presentación que debe colocarse tanto en el original como en las copias del acto administrativo.

· El funcionario de notificaciones remite mediante planilla múltiple de remisión la copia del acto administrativo con la constancia de publicación del aviso en un periódico de amplia circulación a la dependencia de origen.

· Cuando para efectos de notificación no haya sido posible establecer la dirección del interesado por ninguno de los medios establecidos en las normas, ésta se realizará por medio de publicación en un periódico de amplia circulación.

6.6. NOTIFICACIÓN POR COMISIONADO

Contemplada en el artículo 316 del Código de Procedimiento Civil que dice: "Cuando quien deba ser notificado personalmente se halle en otro lugar, se hará por comisionado a quien se librará despacho con los insertos necesarios para que se practique la notificación, de acuerdo al procedimiento establecido".

"Cuando quien deba ser notificado se encuentre en el exterior, la comisión se conferirá al cónsul colombiano que corresponde o a una autoridad judicial del país en que aquél se halle, caso en el cual el término para comparecer será hasta de treinta días".

También se contempla en la ley 200, artículo 90 y en el artículo 69 del decreto 1073 de 1999.

Cuando deban practicarse diligencias o pruebas en un país extranjero se debe dirigir exhorto o carta rogatoria al Ministerio de Relaciones Exteriores para que se envíe al Cónsul de Colombia del país respectivo, y si fuera necesario, éste lo remita a la autoridad correspondiente del país de su destino. Si el Cónsul de Colombia debe practicar el despacho comisorio estará obligado a cuidar de su diligenciamiento.

PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN POR COMISIONADO EN EL PAÍS
· El funcionario notificador remite el Despacho Comisorio, junto con el original y las copias del acto administrativo, al funcionario de correspondencia encargado de elaborar la planilla de remisión para entregar al correo.
· El funcionario de notificaciones revisa los documentos enviados y los que se originaron con ocasión del trámite de notificación. Si observa que se realizó en debida forma, es decir de acuerdo con lo señalado en la norma, procede a guardar el original en el consecutivo de actos administrativos que se lleva en notificaciones, y remite tanto a la dependencia de origen como a las dependencias señaladas, mediante la planilla múltiple de remisión, la copia del acto administrativo con la constancia de notificación y ejecutoria

· Si la notificación no se realizó de acuerdo con la norma señalada en acto, el funcionario de notificaciones procede a devolver los documentos a la administración comisionada, para que se realice la notificación en forma correcta, de acuerdo con el procedimiento antes señalado en las normas que regulan el procedimiento de la notificación a surtir.

PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN POR COMISIONADO EN EL EXTERIOR

· La División de Documentación o quien haga sus veces recibe de las dependencias las planillas múltiples de remisión con los actos administrativos objeto de notificación en el exterior.

· El funcionario de notificaciones revisa el acto administrativo respecto de los datos básicos, tipo de notificación y recursos, firma de quien lo profiere, dirección para notificar. Si falta alguno de estos datos lo devuelve a la dependencia de origen para que se efectúe la corrección respectiva.

· Recibido nuevamente el acto con las correcciones efectuadas, el funcionario de notificaciones procede a radicar, numerar y fechar los actos administrativos que no son generados por el sistema.
· Indicación clara y precisa sobre el objeto de la prueba o de la diligencia solicitada.

· Copia de los escritos y resoluciones que funden y motiven el exhorto, así como los interrogatorios y documentos que fueran necesarios para su cumplimiento.

· Nombre y dirección tanto de las partes como de los testigos, peritos y demás personas intervinientes, y los datos necesarios para la recepción u obtención de las pruebas.

· Informe resumido del proceso y de los hechos materia del mismo en cuanto fuere necesario para obtener la prueba.

· Descripción clara y precisa de los requisitos o procedimientos especiales que el órgano jurisdiccional requirente solicite en relación con la recepción de la prueba, sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 2 y 6 del decreto 1075 de 1994.

· Elaborada la planilla de remisión de correo y una vez firmada, el funcionario de correspondencia la entrega al mensajero junto con los sobres a enviar. Una vez recepcionada y porteada, incorporará la copia al consecutivo de planillas que se lleva en correspondencia.

· El funcionario de notificaciones registra en el sistema la información agregada, fecha y número de la citación, y procede a controlar el término de envío del Despacho Comisorio al Ministerio de Relaciones Exteriores.
. El funcionario de notificaciones remite tanto a la dependencia de origen como a las demás dependencias señaladas, mediante la planilla múltiple de remisión, la copia del acto administrativo con la constancia de notificación.

6.7. NOTIFICACIÓN POR CONDUCTA CONCLUYENTE

Es otra forma de notificación contemplada en el artículo 48 del Código Contencioso Administrativo y se presenta "cuando la notificación no se efectúa o se efectúa sin el lleno de los requisitos legales, es decir, no se indican los recursos que proceden, la autoridad ante quién se dirigen y los plazos para hacerlo. Se entenderá que esta notificación se da cuando la parte interesada, dándose por suficientemente enterada convenga en ella o utilice en tiempo los recursos legales".

De acuerdo con en el artículo 330 del Código de Procedimiento Civil, "cuando una parte o un tercero manifiesta que conoce determinada providencia o la menciona en escrito que lleve su firma, se considerará notificado personalmente de dicha providencia en la fecha de presentación del escrito.

Esta forma de notificación también la trae el artículo 68 del decreto 1073 de 1999 que reza: "Se entenderá que existe notificación por conducta concluyente cuando no se haya efectuado otificación en debida forma y el investigado o su apoderado, actúa en diligencias posteriores o interpone los recursos procedentes"

PROCEDIMIENTO A SEGUIR CUANDO SE DA LA NOTIFICACIÓN POR CONDUCTA CONCLUYENTE

· El funcionario de notificaciones recibir la planilla múltiple de remisión que contiene el escrito presentado por el interesado.

· El funcionario de notificaciones revisa que el escrito contenga los datos básicos, es decir anifestación de que se da por notificado o, si por el contrario contiene un recurso. En los dos eventos debe venir correctamente señalado el acto administrativo al cual se refiere.

· El jefe de notificaciones entrega el escrito al funcionario notificador, para que revise el acto administrativo que se está afectando y coloque el sello de notificación con la anotación de que se realizó por conducta concluyente y captura en el sistema la información agregada al acto administrativo, fecha de presentación del memorial.

· El funcionario notificador elabora la planilla múltiple de remisión para la distribución de las copias del acto administrativo notificado a la dependencia de origen y a las demás que éste señale.

· Si el memorial contiene un recurso, el funcionario de notificaciones revisa que la fecha de presentación del mismo se encuentre dentro del término establecido en la norma y coloca tanto en el original del acto administrativo como en las copias el sello en donde aparezca que contra dicho acto se presentó recurso y la fecha.

· El funcionario de notificaciones elabora la planilla múltiple de remisión y la envía a la dependencia de origen con la copia del acto y del recurso para que se resuelva sobre el mismo.

6.8. NOTIFICACIONES MIXTAS

Se encuentran relacionadas en el artículo 322 del Código de Procedimiento Civil y procede "cuando un acto administrativo debe notificarse personalmente a una parte y por estado a otra. La notificación personal se hará en primer término, salvo la del auto admisorio de la demanda y la del mandamiento ejecutivo".

PROCEDIMIENTO PARA LAS NOTIFICACIÓNES MIXTAS

· La División de Documentación o quien haga sus veces recibe de las dependencias las planillas múltiples de remisión con los actos administrativos objeto de notificación.

· El funcionario de notificaciones revisa el acto administrativo respecto de los datos básicos, tipo de notificación y recursos, firma de quien lo profiere, dirección para notificar. Si falta alguno de estos datos lo devuelve a la dependencia de origen para que se efectúe la corrección respectiva.

· Recibido nuevamente el acto con las correcciones efectuadas, el funcionario de notificaciones procede a radicar, numerar y fechar los actos administrativos que no son generados por el sistema.

· Si los actos administrativos los genera el sistema, el funcionario de notificaciones procede a capturar la información agregada al acto administrativo como son el número y la fecha, entrega el original y la copia de los actos administrativos y los oficios de citación, si los hubiere, al funcionario notificador, quien revisará cuidadosamente lasa formas de notificar ordenadas en el acto administrativo.

· Para la notificación personal el funcionario de notificaciones elabora el oficio de citación en original y dos copias en caso de no venir anexo, remite el oficio de citación al funcionario encargado de tramitar su envío en el grupo de correspondencia. Los demás pasos son iguales a los mencionados en el numeral 6.1, procedimiento para la notificación personal.

· Para la notificación por estado, el funcionario notificador elabora y fija el estado en un lugar visible de la División de Documentación o de quien haga sus veces, de acuerdo con el término señalado en la norma respectiva. Los demás pasos son iguales a los mencionados en el numeral 6.4, procedimiento para la notificación por estado.

7. DIRECCIÓN PARA NOTIFICACIONES

7.1. EN ADUANAS

En materia de aduanas se encuentra relacionada en el artículo 97 del decreto 1909 de 1992, a partir del 1º de julio del 2000 artículo 562 del decreto 2685 del 28 de diciembre de 1999. Las notificaciones deberán efectuarse a la dirección informada por el declarante en la declaración de aduanas o a la dirección procesal cuando el responsable haya señalado expresamente una dirección.

En ausencia de declaración aduanera y de dirección procesal, la dirección para notificar será la que se establezca utilizando los registros de la entidad, guías telefónicas, directorios especiales y en general, mediante información oficial comercial o bancaria.

De acuerdo con el inciso segundo del artículo 99 del decreto 1909 de 1996, a partir del 1 de julio del 2000 inciso segundo del artículo 567 del decreto 2685 de 1999, cuando el acto administrativo se envíe a una dirección errada se podrá corregir en cualquier tiempo enviándolo a la dirección correcta. En este caso los términos comenzarán a correr a partir de la notificación efectuada en debida forma.

7.2. EN IMPUESTOS

En materia de impuestos la dirección para notificaciones la contempla el artículo 563 del Estatuto Tributario y hace referencia a la informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante en su última declaración de renta o de ingresos y patrimonio, según sea el caso, o mediante formato oficial de cambio de dirección. En este evento la antigua dirección continuará siendo válida durante los tres meses siguientes.

Cuando no se hubiera informado dirección a la Dirección de Impuestos, la actuación administrativa correspondiente se realizará mediante verificación directa o mediante utilización de guías telefónicas, directorios, información oficial, comercial o bancaria.

Las actuaciones administrativas en materia de impuestos, enviadas a dirección distinta de la registrada o de la posteriormente informada por el contribuyente habrá lugar a corregirla enviándola a la dirección correcta, evento en el cual los términos legales solo comenzarán a correr a partir de la notificación efectuada en debida forma, de acuerdo con el artículo 567 del Estatuto Tributario.

Si durante el proceso de determinación y discusión del tributo, el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, señala expresamente una dirección para que se le notifiquen dichos actos, deberá hacerse a la dirección procesal, de acuerdo con el artículo 564 del Estatuto Tributario.

7.3. EN CAMBIOS

En materia de cambios la dirección para notificación está regulada por el artículo 12 del decreto 1092 de 1996, el cual señala que la notificación deberá efectuarse a la dirección que haya indicado el investigado en las licencias o registros de importación, declaraciones de importación, exportación (DEX) o de cambio, o a la registrada ante los intermediarios del mercado cambiario o ante el Instituto Colombiano de Comercio Exterior Incomex, o, en su defecto, se notificará a la dirección obtenida del Registro Unico Tributario RUT.

Cuando el investigado no hubiera informado o señalado una dirección en los documentos o a las entidades señaladas anteriormente, la actuación administrativa se podrá notificar a la dirección que establezca la entidad mediante verificación directa, o mediante la utilización de guías telefónicas y en general de información oficial, comercial o bancaria.

Cuando no sea posible notificar las actuaciones por ninguno de los medios antes señalados, se realizará mediante publicación en un diario de amplia circulación.

Cuando el investigado o su apoderado informen durante el desarrollo del procedimiento administrativo cambiario una dirección para que se le notifiquen estas actuaciones, la notificación deberá efectuarse a la dirección procesal a partir de ese momento, según lo establece el artículo 13 del decreto 1092 de 1996.

Las actuaciones enviadas a dirección distinta de la señalada anteriormente, se podrán corregir en cualquier tiempo enviándolas a la dirección correcta, siempre y cuando la primera fecha de introducción al correo se encuentre dentro de los tres años siguientes a la fecha en que ocurrieron los hechos constitutivos de la infracción, de acuerdo con los artículos 4 y 16 del decreto 1092 de 1996.

7.4. EN ADMINISTRATIVO Y RÉGIMEN DISCIPLINARIO

Los actos administrativos de carácter particular y concreto, distintos a actuaciones sobre impuestos, aduanas y cambios, y demás actos que no tengan una manera especial de notificación, se notificarán a la dirección informada por el interesado, en la forma indicada por los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo.

Los actos administrativos derivados de las investigaciones disciplinarias se notificarán, de acuerdo con el artículo 65 del decreto 1073 de 1999 y artículo 85 de la ley 200 de 1995, a la dependencia donde trabaja el investigado, o a la última dirección registrada en su hoja de vida o a la que aparezca en el proceso disciplinario.

8. ELEMENTOS MÍNIMOS QUE DEBEN CONTENER LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS OBJETO DE NOTIFICACIÓN

Los actos administrativos objeto de notificación debe contener unos elementos mínimos, que deben ser tenidos en cuenta por las diferentes dependencias que los profieren por cuanto garantizan su validez, y que deben ser objeto de verificación por parte de los funcionarios de notificaciones:

· Logotipo de la entidad.

· Nombre y número del acto administrativo que se expide y código del mismo.

· Normas bajo las cuales se profiere el acto administrativo.

· Nombre de la dependencia que lo profiere y código de la misma.

· Lugar y fecha en que se profiere.

· Nombre y apellido completo de la persona natural y/o razón social completa de la persona jurídica a quien se refiere la actuación.

· Cédula de ciudadanía y/o Nit.

· Los recursos que proceden o, si por el contrario no procede ninguno o queda agotada la vía gubernativa.

· Dirección del interesado o interesados (procesal o fiscal), debidamente actualizada y/o confirmada con base de datos existentes.

· Ciudad y departamento destino de la notificación.

· Destino de las copias del acto administrativo posterior a la diligencia de notificación.

· Normas sobre las cuales se sustenta la notificación.

· Nombre, firma y cargo del funcionario competente para proferir la actuación.

9. RESPONSABILIDAD POR LAS NOTIFICACIONES EFECTUADAS

El Grupo Interno de Trabajo de Notificaciones de la División de Documentación en el Nivel Central, o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, en las Administraciones Especiales, Locales y Delegadas, serán los responsables por el trámite de las notificaciones y ejercerán el control de los términos señalados en la ley para este procedimiento.

10. NUMERACIÓN DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS

Respecto de la numeración de actos administrativos, la resolución 0080 del 5 de enero del 2000, en su artículo 6º numeral 6.1 señala: "Todos los actos administrativos de que trata la presente resolución deberán identificarse con el nombre y numerarse en forma consecutiva para cada clase de acto, comenzando con el 0001 a partir del primer día hábil de cada año, debiendo llevar la fecha del día en que son proferidos, de tal manera que se pueda ejercer control de expedición en forma cronológica y numérica".

10.1. EN EL NIVEL CENTRAL

"Todos los actos administrativos de carácter general y los particulares administrativos expedidos por el Nivel Central serán numerados por el Grupo Interno de Trabajo de Notificaciones de la División de Documentación de la Subsecretaría de Recursos Físicos", tal como lo establece el párrafo segundo, numeral 6.1, artículo 6º, de la resolución 0080 del 5 de enero del 2000.

10.2. EN EL NIVEL LOCAL

"Los actos administrativos de carácter general y los particulares administrativos expedidos en las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas serán numerados por la División de Documentación o quien haga sus veces, conforme al artículo 62 de la resolución 5632 de 1999, modificado por el artículo 13 de la resolución 0156 del 9 de agosto de 1999, en forma manual o por cualquier medio automático autorizado". (Párrafo tercero, numeral 6.1, artículo 6º, de la resolución 0080 del 5 de enero del 2000).

10.3. ACTOS ADMINISTRATIVOS NUMERADOS POR EL SISTEMA

En las dependencias en las cuales los actos administrativos se expiden y numeran por medio de sistemas informáticos, el número asignado por el sistema será el que para todos los efectos identifique al acto, por tanto, la División de Documentación o quien haga sus veces, se abstendrá de renumerarlos, tal como lo estipula el numeral primero del memorando 712 del 22 de julio de 1999, proferido por la Secretaria General.

10.4. NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS DE CARÁCTER GENERAL INTERNOS

La numeración de memorandos y circulares internos que por su contenido obliguen a efectuar su distribución en el Nivel Nacional, se asignará por la División de Documentación en el Nivel Central o por quien haga sus veces en el Nivel nacional, en forma consecutiva para cada año.

11. TÉRMINO PARA ENTREGAR LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS OBJETO DE NOTIFICACIÓN

Todas las dependencias que profieran actos administrativos objeto de notificación deberán remitirlos al Grupo Interno de Trabajo de Notificaciones de la División de Documentación en el Nivel Central o a quien haga sus veces en el nivel nacional, con un mínimo de cinco días de antelación al vencimiento de los términos establecidos en cada acto, a fin de garantizar el trámite oportuno para su evacuación y, la atención en los términos de ley para los actos a notificar.

12. RECURSOS

Si el acto administrativo concede recursos, el mismo permanecerá en términos de ejecutoria hasta el agotamiento de dicho término de acuerdo con lo señalado en la norma y se conservará el original en el Grupo de Notificaciones de la División de Documentación en el Nivel Central o quien haga sus veces en el nivel nacional.

Una vez notificado el acto y si dentro del término se presenta recurso, el funcionario de notificaciones colocará tanto en el original como en las copias del acto administrativo la constancia del recurso interpuesto y enviará mediante oficio copia de dicho acto administrativo ala dependencia que deba conocer el recurso.

Si el acto administrativo no concede recursos, una vez haya sido notificado el funcionario de notificaciones certificará la fecha de la misma y la de ejecutoria del acto.

Los actos administrativos emanados de las diferentes dependencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales deberán incluir en la parte resolutiva de los mismos, que los recursos se presenten en el Grupo Interno de Trabajo de Notificaciones de la División de Documentación en el Nivel Central o quien haga sus veces en el nivel nacional, para su posterior trámite ante la dependencia competente.

13. EJECUTORIA DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS

La firmeza de los actos administrativos está íntimamente ligada con la ejecutoria de los mismos.

La firmeza de los actos administrativos se encuentra contemplada en el artículo 62 del Código Contenciosos Administrativo que dice: "Los actos administrativos quedarán en firme:

· Cuando contra ellos no procede ningún recurso
.
· Cuando los recursos interpuestos se hayan decidido
.
· Cuando no se interpongan recursos, o cuando se renuncie expresamente a ellos.

· Cuando haya lugar a la perención o cuando se acepten los desistimientos".

La ejecutoria se certifica al día siguiente de cumplido alguno de los hechos antes mencionados.

14. VIGENCIA

La presente orden administrativa rige a partir de su firma y deroga las demás normas que le sean contrarias.


FANNY KERTZMAN LEONEL BONILLA RAMIREZ
Directora General Secretario General

Documento creado el 08/18/2000